Excel o eina a mida: quan n'hi ha prou i quan no

Moltes pimes funcionen amb un Excel que va començar com una llista senzilla i que avui aguanta preus, comandes, estoc i comissions. Funciona, fins que un dilluns algú pregunta “quina és la versió bona?” i ningú no ho sap del cert.

El problema no és l’Excel. La pregunta és si la feina que li demanes encara és feina de full de càlcul. Aquí tens senyals que pots observar per respondre-la, les opcions intermèdies abans de pagar per una cosa a mida i com fer el canvi sense que el teu equip hagi de tornar a aprendre a treballar.

Quan l’Excel és exactament el que necessites

Abans de parlar de canviar, val la pena dir quan no cal. L’Excel continua sent la millor opció si:

• L’utilitzen una o dues persones i ningú més no depèn del fitxer per treballar.
• Les dades entren una vegada i s’analitzen; no es mouen cada dia d’un sistema a un altre.
• Si el fitxer es fa malbé, el refàs en una tarda sense que s’aturi res.
• El càlcul canvia sovint i qui el canvia és la mateixa persona que l’utilitza.

En aquests casos, una eina a mida et costaria més del que t’estalvia: millora l’Excel i endavant.

Set senyals que el teu Excel ja no dona més de si

Cap d’aquests senyals tot sol no és motiu per canviar. Quan se n’ajunten tres o quatre, l’Excel ha deixat de ser una eina i s’ha convertit en un procés fràgil.

1. Hi circulen diverses versions. “Comandes_v3_FINAL_bo.xlsx” al correu d’un, una altra còpia a l’escriptori d’un altre. L’Excel permet editar alhora (coautoria) només si el fitxer és a OneDrive o SharePoint i tothom fa servir Microsoft 365 actualitzat; amb una versió antiga, els altres es poden trobar el fitxer bloquejat (Microsoft, coautoria a l’Excel).

2. Algú copia dades a mà d’un lloc a un altre. Exportar de l’ERP, enganxar a l’Excel, retocar columnes, tornar-ho a teclejar en una altra pantalla. Cada còpia és un error possible i una estona que ningú no apunta.

3. L’informe setmanal porta hores. Si cada dilluns algú dedica el matí a “muntar l’informe”, això no és anàlisi: és una tasca repetitiva que es pot fer sola.

4. Els errors es descobreixen tard. El preu antic enviat al client, la comanda duplicada, la fórmula mal arrossegada a la fila 2.000. L’Excel no avisa d’una dada sense sentit tret que algú hagi configurat validacions, i gairebé ningú no les configura a totes les cel·les.

5. Només una persona sap com funciona. Macros d’algú que ja no hi és, pestanyes amagades que “no s’han de tocar”. Si aquesta persona se’n va de vacances i el procés s’atura, tens un risc, no una eina.

6. El fitxer va lent o s’acosta als seus límits. Un full admet 1.048.576 files i 16.384 columnes (Microsoft, especificacions de l’Excel). En una pime és estrany arribar a aquest sostre, però molt abans el fitxer pot tornar-se lent en obrir-lo i recalcular.

7. Necessites que la informació surti de l’Excel. Que un comercial vegi l’estoc des del mòbil o que el magatzem rebi la comanda impresa. L’Excel no està pensat per donar a cada persona només la part que li toca.

Un exercici de 30 minuts per mesurar-ho

Agafa un procés concret (per exemple, “del correu del client a la comanda a l’ERP”) i apunta en un full:

1. Cada pas, qui el fa i quant triga de mitjana.
2. Quantes vegades es repeteix a la setmana.
3. Quants errors hi ha hagut l’últim mes i què va costar arreglar-los.
4. Què passa si la persona que el fa falta una setmana.

Exemple amb supòsits inventats: si una comanda es tecleja en 6 minuts i n’entren 40 al dia, són 4 hores diàries de teclejar, unes 80 al mes amb 20 dies feiners. Amb aquest número ja pots comparar opcions amb criteri.

Les alternatives, de menys a més

Hi ha graons intermedis, i moltes vegades n’hi ha prou amb el primer.

1. Millorar l’Excel que ja tens

Convertir rangs en taules, fer servir llistes desplegables en lloc de text lliure, protegir les cel·les amb fórmules i treballar sobre una sola còpia a OneDrive o SharePoint.

• A favor: cost gairebé nul, l’equip no nota el canvi.
• En contra: no elimina la feina de teclejar ni la dependència d’una persona. Endreça, però no automatitza.

2. Power Query dins de l’Excel

Power Query (a l’Excel en castellà apareix com a “Obtener y transformar”) importa dades de fitxers, bases de dades o el web, les neteja i les carrega al full. Cada transformació queda registrada com un pas i, quan actualitzes, tots els passos es tornen a executar sols (Microsoft, quant a Power Query). És la solució natural al “cada dilluns exporto, enganxo i ajusto columnes”.

• A favor: ve inclòs a l’Excel per a Windows des de l’Excel 2016 i a Microsoft 365, no cal programar, i l’informe setmanal pot passar d’hores a prémer «Actualitza».
• En contra: algú ha de mantenir les consultes (torna el risc de la persona única), i al Mac el suport és més recent i limitat: no existeix ni a l’Excel 2016 ni a l’Excel 2019 per a Mac, i al Microsoft 365 per a Mac, Microsoft n’enumera uns quants orígens concrets (fitxers Excel, text/CSV, XML, JSON, SQL Server, llistes de SharePoint Online i OData), així que comprova que el teu hi figura (Microsoft, quant a Power Query i Power Query a l’Excel per a Mac). Tampoc no escriu a l’ERP: només hi llegeix.

3. Power BI o Data Studio per als informes

Si el problema són els informes, aquestes eines llegeixen les teves dades i les mostren en taulers de control que s’actualitzen sols.

Power BI. Power BI Desktop és gratuït; per compartir informes amb altres persones necessites Power BI Pro, que costa 12,10 € per usuari i mes amb facturació anual, sense IVA, segons la pàgina de preus de Microsoft a Espanya consultada l’octubre de 2026. Compte: en general, qui consulta l’informe també necessita Pro, tret que el contingut estigui en una capacitat Premium o Fabric F64 o superior, que es contracta a part (Microsoft Learn, llicències). A més, en la capacitat compartida (la de les llicències Pro) les dades s’actualitzen de manera programada com a màxim vuit vegades al dia (Microsoft Learn, actualització de dades), i si les teves dades són en un servidor de l’oficina al qual el servei no arriba per internet, cal instal·lar una passarel·la (un programari per a Windows) en un ordinador de la teva xarxa (Microsoft Learn, passarel·la de dades).

Data Studio (abans Looker Studio). Google ha canviat el nom de Looker Studio per Data Studio, segons la seva pròpia documentació (Google Cloud). La versió bàsica no té cap cost ni per a qui crea els informes ni per a qui els consulta, i la versió Pro costa 9 dòlars per usuari i projecte al mes (Google Cloud, preus, consultat l’octubre de 2026). Té connector per a Google Sheets i per a bases de dades com ara MySQL o SQL Server, amb una condició: la base de dades ha de ser accessible des d’internet (no serveix un servidor que només es vegi a la xarxa de l’oficina) i cada consulta retorna com a màxim 150.000 files.

• A favor: taulers professionals sense desenvolupament, preus coneguts per endavant.
• En contra: només mostren dades, no les carreguen: si algú tecleja comandes, un tauler bonic no ho arregla. I algú ha de muntar i mantenir el model de dades.

4. Una eina a mida

Un petit programa fet per al teu procés: un importador que llegeix les comandes que arriben per correu electrònic (també en PDF, amb ajuda de la IA) i les carrega a l’ERP, una aplicació de gestió interna (backoffice) perquè cada persona vegi i toqui només el que li pertoca, un tauler que s’alimenta sol cada nit.

• A favor: elimina la feina de teclejar, valida les dades quan entren (l’error es detecta a l’acte, no a final de mes), elimina la dependència d’una persona i pot escriure als teus sistemes, no només llegir-los.
• En contra: cost inicial més alt, cal definir bé l’abast abans de començar i, com qualsevol programari, pot necessitar ajustos si canvia el teu ERP o el teu procés. Desconfia de qui et digui que no s’haurà de tocar mai.

Com a regla pràctica: si el teu problema és veure les dades, comença per Power Query o un tauler. Si el teu problema és moure les dades d’un lloc a un altre, és aquí on una eina a mida s’amortitza. Si no tens clar quin és, això és justament el que resol una diagnosi de processos.

Com fer la transició sense que l’equip ho pateixi

El risc més gran no és tècnic: és que l’equip continuï amb el seu Excel “per si de cas” i acabis amb dos sistemes. S’evita no demanant a ningú que deixi el que coneix.

El teu equip pot continuar amb el seu Excel i el seu ERP. El que desapareix és la feina de teclejar. A la pràctica:

1. L’Excel continua sent l’entrada si així funciona millor. Si el teu proveïdor t’envia el catàleg en Excel, l’eina llegeix aquest mateix Excel amb el mateix format.
2. L’ERP continua sent el sistema principal. L’eina carrega les dades allà on ja es treballen; no crea un lloc nou on haver de mirar.
3. Es comença per un sol procés. El més repetitiu o el que dona més errors. Quan funciona i l’equip ho veu, el següent es defensa sol.
4. Es treballa en paral·lel unes setmanes. El procés manual i l’automàtic conviuen i se’n comparen els resultats. La confiança es guanya amb dades, no amb promeses.
5. Es documenta i es lliura. El codi i els comptes queden a nom de la teva empresa, i una altra persona el pot mantenir si ho prefereixes.

Un exemple real: els taulers interns de KPI per a Zurich es van connectar als sistemes interns i a la base de dades que ja existien, i els indicadors es consulten en un sol lloc, sense preparar informes a part. La idea és la d’aquesta secció: els sistemes de sempre continuen sent la font, i el que desapareix és la feina manual.