Comandes per correu a l'ERP: com deixar de picar-les a mà

Si a la teva empresa arriben comandes per correu electrònic, algú es passa part del dia obrint PDF, buscant el client a l’ERP, localitzant cada referència i picant quantitats. És lent, de tant en tant s’equivoca (un 8 que era un 3, una caixa que eren unitats) i s’encalla just quan entren més comandes.

Avui es pot automatitzar gairebé tot aquest recorregut, però aquest “gairebé” compta: cap eina llegeix el 100 % de les comandes sense errors, i el que separa una solució útil d’una que acaba abandonada és què passa amb les comandes que no surten bé. Aquesta guia explica les opcions reals, com és una solució ben feta, quan surt a compte i què has de preguntar abans de contractar ningú (jo inclòs).

Primer, mira què t’arriba de debò

Abans de parlar d’eines, agafa les comandes d’una setmana i separa-les en tres piles. No costa res i decideix més que qualsevol demostració.

1. Fitxers estructurats: Excel amb columnes fixes, CSV, XML o EDI. No necessiten IA; s’importen amb regles (a Odoo, per exemple, els XML no gasten crèdits de digitalització, documentació).
2. PDF generats pel programa del client: cada client té el seu format, sempre el mateix. Aquí la lectura amb IA sol funcionar bé.
3. Text lliure i fotos: “envia’m 4 caixes del de sempre i 2 del nou”. És el més difícil, perquè hi falta informació que només sap el teu comercial.

Si el 70 % del teu volum és a la primera pila, el que necessites és un importador, no un projecte d’IA. Si és a la segona i a la tercera, continua llegint.

Les tres vies i els seus límits

1. El que porta (o no porta) el teu propi ERP

És el primer que cal mirar, perquè si el teu ERP ja ho fa bé, no té sentit pagar res més.

• Business Central és, dels que cito aquí, el que arriba més lluny de sèrie. El seu Sales Order Agent vigila una bústia de Microsoft 365, llegeix l’assumpte, el cos i els adjunts PDF, PNG o JPG, identifica el client, busca els articles i crea una oferta que pot convertir en comanda, amb un usuari que revisa els missatges abans que surtin cap al client. Consta com a disponible de manera general, el castellà és un dels idiomes validats i es paga amb crèdits de Copilot (resum, configuració). Límits: reconeix el client només per l’adreça del remitent (una comanda reenviada pel teu comercial no la reconeix sola, s’ha de vincular a mà) i per defecte processa 100 correus al dia, un límit que es pot canviar. Més informació a Business Central.
• Odoo digitalitza de sèrie sobretot factures de proveïdor (i, ajustant la configuració, factures de client i abonaments), a un crèdit per document; aquesta pàgina de la documentació no parla de les comandes de venda (Odoo 19). Per a les comandes de client hi ha mòduls de tercers, com el d’automaited, que llegeix i revisa a la seva pròpia plataforma i cobra un cop superada una quota gratuïta (fitxa). Més informació a Odoo.
• Sage 200: en una resposta marcada com a verificada al fòrum oficial de Sage, s’explica que un PDF no s’integra directament; cal convertir-lo a Excel o XML per al gestor d’importacions, o preguntar al teu integrador de Sage per un mòdul de captura (el fil no concreta quin) (fil). Més informació a Sage 200.
• a3ERP: Wolters Kluwer ofereix Link API, un integrador per connectar-lo amb altres plataformes que, segons la seva fitxa, permet crear, llegir i actualitzar dades com ara clients, articles i documents de compra i venda (producte); la lectura de la comanda la fa una altra peça. Més informació a a3ERP.
• Holded: el seu escàner amb IA està pensat per a factures i rebuts (escàner), no per a comandes de client, però la documentació de la seva API inclou un endpoint per crear comandes de venda (API). Més informació a Holded.

En resum: dels que he revisat, tret de Business Central, cap no anuncia que llegeixi per si sol les comandes de client, però tots tenen una porta d’entrada (importador, API o mòdul de tercers) per on fer entrar la comanda ja llegida. Convé confirmar què porta la teva versió concreta.

2. Eines de captura de documents amb IA

Són serveis al núvol que llegeixen el document i en retornen les dades estructurades. Les més conegudes, amb el que diuen les seves pàgines oficials l’octubre de 2026:

Eina	Com cobra	El que convé saber
Parseur	Per pàgines: des de 49 €/mes (100 pàgines); 499 €/mes per 10.000; pla gratuït de 20 al mes	Un correu o un full de càlcul compten com una pàgina. Es connecta per webhooks, Zapier, Make o API (en tots els plans)
Nanonets	Crèdits: 100 USD/mes per 100 crèdits després de 50 USD de regal	Cobra per cada pas del flux; les integracions amb ERP són al pla Growth, sota pressupost
Rossum	Des de 18.000 $ l’any (la pàgina no indica la moneda), amb contracte mínim d’un any	Inclou les comandes de venda entre els tipus de document; la pàgina no dona xifres de volum
Klippa	Sota pressupost, sense preus públics	Extreu comandes de compra (número, dates, línies, imports) per API, bústia o FTP

El seu límit comú no és llegir, que en general ho fan bé, sinó el que passa després. Et retornen “Cargol M8 inox, 200 u.”, però no saben que al teu ERP això és la referència T-M8-INX-C100 i que es ven en caixes de 100. Aquesta traducció, la comprovació de preus i l’alta a l’ERP s’han de muntar a banda. Per això la llicència gairebé mai no és el cost real.

3. Desenvolupament a mida

Consisteix a muntar el flux amb peces conegudes: una bústia, un servei d’IA per llegir (aquests serveis costen cèntims per pàgina; Amazon Textract cobra 0,01 USD per pàgina en l’anàlisi de factures i rebuts, per al primer milió de pàgines al mes a la regió d’Oregon, preus), la validació amb les teves dades i la connexió amb l’ERP. Té sentit quan les teves comandes tenen particularitats (referències del client, tarifes especials, diversos magatzems) o quan vols que tot quedi a nom teu. El risc és que s’eternitzi si no es delimita bé.

Les tres vies es combinen: és habitual fer servir una eina de captura per llegir i una capa a mida per validar la comanda i fer-la entrar a l’ERP.

Com funciona una solució ben feta

Tant és quina eina facis servir: si hi falta alguna d’aquestes peces, el sistema acabarà generant més feina de la que estalvia.

1. Una bústia dedicada. Les comandes arriben a comandes@latevaempresa.cat o s’hi reenvien amb una regla.
2. Classificació. No tot el que arriba és una comanda: hi ha consultes, reclamacions, condicions generals adjuntes. Cal separar-ho abans de llegir.
3. Lectura. S’extreuen el client, el número de comanda del client, la data d’entrega, l’adreça i les línies (referència, descripció, quantitat, unitat, preu).
4. Validació amb les dades mestres de l’ERP. És la peça que aporta més valor i la que més s’oblida:
   • El client existeix? El trobes pel correu, pel NIF, pel nom?
   • Cada referència existeix? Si el client fa servir codis propis, cal una taula d’equivalències que creixi amb l’ús.
   • La unitat quadra? Caixes o unitats és la font d’error més típica.
   • El preu de la comanda coincideix amb la tarifa del client?
   • Aquest número de comanda ja havia entrat? Si el client la reenvia, no es pot crear dues vegades.
5. Safata d’excepcions. El que no passa la validació no es perd ni es carrega malament: va a una llista on una persona veu el PDF al costat del que s’ha llegit, corregeix i aprova. Corregir un camp marcat sol ser molt més ràpid que picar tota la comanda.
6. Alta a l’ERP com a esborrany o com a comanda, segons la confiança. Microsoft crea primer una oferta, que no afecta l’estoc ni la planificació, i després la converteix en comanda (configuració). És un bon patró per a qualsevol ERP.
7. Registre. Què ha arribat, què s’ha llegit i qui ho ha corregit. Sense això no pots mesurar si funciona.

Quan val la pena

No hi ha cap xifra màgica, però sí tres preguntes que ho decideixen:

• Quantes comandes i quantes línies? Deu comandes de 3 línies al dia no són el mateix que deu de 40.
• Quants formats diferents? Cinc clients que representen el 80 % del volum són un cas ideal: s’afinen aquests cinc formats i la resta va a la safata.
• Què fa la persona amb el temps que li queda lliure? Les hores estalviades només són diners si es dediquen a una altra cosa (atendre clients, vendre, controlar l’estoc) o si eviten una contractació.

Exemple de càlcul (amb supòsits explícits)

Aquest exemple és il·lustratiu, no un resultat mesurat. Canvia els supòsits pels teus o, més ràpid, posa les teves xifres a la calculadora del cost de les comandes manuals.

• Cost per hora: 22,32 € per hora pagada, el cost laboral mitjà de tots els sectors el segon trimestre de 2026 segons l’INE (ETCL 2T 2026). És una mitjana estatal que inclou les cotitzacions; al comerç el cost mensual per treballador és més baix (2.939,88 € davant de 3.388,15 €), així que la teva xifra pot ser una mica inferior.
• Supòsit: 8 minuts per comanda picada a mà. Cronometra-ho tu mateix; és la dada que més fa variar el resultat.
• Supòsit: després d’automatitzar, el 80 % de les comandes passa la validació i es revisa en 1 minut; el 20 % restant va a la safata i necessita 4 minuts.
• Supòsit: 100 € al mes de cost de funcionament (llicències, IA i allotjament).
• Supòsit: un projecte de 6.000 €. És una xifra rodona per a l’exemple, no un pressupost.

	600 comandes al mes	100 comandes al mes
Hores picant ara	80 h	13,3 h
Cost actual	1.785,60 €	297,60 €
Hores després (revisió i excepcions)	16 h	2,7 h
Cost després	357,12 €	59,52 €
Estalvi net al mes (menys 100 € de funcionament)	1.328,48 €	138,08 €
Mesos per recuperar 6.000 €	uns 4,5	uns 43

Amb 600 comandes al mes el projecte es paga en menys de mig any; amb 100 trigaria més de tres anys i probablement no sortiria a compte, tret que els errors et costin diners (devolucions, ports repetits), una cosa que aquest càlcul no inclou. Amb aquest volum, una eina de captura senzilla o un bon importador des d’Excel solen ser una opció millor que un desenvolupament.

Errors típics

• Creure’s el “99 % de precisió”. Sol ser precisió per camp, no per comanda. Una comanda de 10 línies amb 5 dades per línia té 50 camps; si cadascun encerta al 99 %, només unes 6 de cada 10 comandes sortirien perfectes (0,99 elevat a 50 dona 0,605). Per això la safata d’excepcions no és opcional.
• Carregar directament a l’ERP sense validar. Una comanda mal llegida que entra confirmada reserva estoc, surt a la ruta del magatzem i es factura. És pitjor que no automatitzar.
• No preveure les referències del client. Si et fan les comandes amb els seus codis, la taula d’equivalències és el cor del sistema.
• No mesurar abans. Si no saps quant hi dediqueu avui, no sabràs si ha millorat.
• Oblidar les dades personals. Els correus de comandes porten noms i adreces; qui els tracti per compte teu és encarregat del tractament i hi necessites un contracte o un altre acte jurídic (RGPD, article 28).
• Quedar-te lligat. Si els comptes i el codi són a nom del proveïdor, canviar de proveïdor vol dir començar de zero.

Com triar proveïdor

Tant si és una eina com un integrador del teu ERP o un desenvolupador independent, demana-li això abans de signar:

1. Una prova amb les teves comandes reals, no amb les de la seva demostració. N’hi ha prou amb vint o trenta dels teus clients més habituals.
2. Què passa amb el que falla. Que t’ensenyi la safata d’excepcions, no només les comandes que surten bé.
3. Com valida amb el teu ERP: clients, referències, unitats, preus i duplicats.
4. Cost total: llicència, consum per document, manteniment i el que costa afegir un format nou.
5. De qui és tot: els comptes, el codi i les dades. En els meus projectes el codi queda en un repositori teu i els comptes a nom teu, sense permanència.
6. Què passa si l’ERP s’actualitza o si un client canvia de format.

Si no tens clar per on començar, la diagnosi de processos serveix justament per a això: mirar les teves comandes reals, mesurar el temps actual i dir-te quina via t’encaixa, encara que la resposta sigui “amb el teu volum, no surt a compte”. Si ja ho tens clar, l’automatització d’un procés munta el flux complet amb abast i preu tancats.