Comandes per correu electrònic que entren soles a Sage 200

Si tens una distribuïdora amb Sage 200, l’escena et sonarà: cada matí arriben per correu comandes de clients en PDF, en Excel o escrites al cos del missatge, i algú de l’equip les tecleja una per una al programa. És lent, s’hi colen errors de referència o de quantitat, i quan aquesta persona està de vacances les comandes s’acumulen.

Automatitzar-ho és possible, però amb Sage 200 la pregunta important no és “quina eina d’IA faig servir per llegir el PDF”, sinó per quina porta entra la comanda a Sage. N’hi ha unes quantes, cadascuna amb les seves condicions, i part de la informació no és pública. Aquí tens el que sí que està documentat avui i el que val la pena preguntar al teu partner.

Abans de res: el Sage 200 espanyol no és l’anglès

Aquest detall estalvia moltes hores. El Sage 200 que es ven a Espanya (que a la documentació i als fòrums apareix com a Sage 200c, Sage 200cloud o Advanced Edition) és un producte diferent del Sage 200 del Regne Unit, encara que comparteixin nom. La mateixa Wikipedia en anglès ho recull: “The Spanish version of the product is called Sage 200 Advanced Edition”.

Per què és important? Perquè bona part del que trobes a internet sobre “Sage 200 API” o sobre connectors per importar comandes es refereix a la versió britànica. El 2022, un tècnic de suport per a desenvolupadors de Sage va respondre al seu fòrum que el seu equip només cobreix productes del Regne Unit i que “Sage 200c Advanced is a Spanish product”, amb la seva pròpia documentació d’API. Si un proveïdor t’ensenya una demo amb Sage 200, pregunta-li amb quina versió l’ha feta.

Una altra dada útil: el Sage 200 espanyol funciona sobre Microsoft SQL Server. El document oficial de requisits de maquinari (versió 2025.11) indica SQL Server 2022 com a motor de base de dades al servidor.

Les quatre portes per introduir una comanda a Sage 200

1. L’API de Sage (Sage Soluciones Conectadas)

És la via “oficial” perquè una altra aplicació llegeixi o escrigui dades a Sage 200. Segons l’ajuda de Sage 200 (Sage Soluciones Conectadas), per activar-la necessites una llicència Sage Soluciones Conectadas, l’edició Sage 200 Advanced i una versió mínima (2020.87.000). L’activa l’usuari administrador des de la consola d’administració, amb un compte Sage ID, i després es convida qui l’hagi de fer servir des de la llista d’invitacions, indicant-ne el correu i l’usuari de Sage 200 al qual s’associa. El convidat només veu les dades de les empreses a les quals té accés l’usuari de Sage 200 que se li assigna.

El temari oficial del curs de l’API de Sage (un document amb copyright del 2021) esmenta un mòdul que es contracta en subscripció (“módulo a contratar en suscripción”) i tracta les regles de negoci i el càlcul de preus (“GetPrice”, amb opció de personalitzar-lo). És bon senyal, però el temari no detalla quines regles s’apliquen en crear una comanda: pregunta-ho al teu partner abans de donar per fet que una comanda entrada per API es valida igual que una de teclejada.

El que no he trobat publicat: el preu d’aquesta llicència, la referència completa de l’API (quins camps admet una comanda de venda, com es gestionen els errors) i un procés clar per obtenir credencials. Al fòrum de Sage Espanya, en un fil de fa més d’un any, dos desenvolupadors expliquen que no van aconseguir el token, i encara no hi ha resposta oficial. I en altres fils un usuari afirma que cal certificar-se amb el curs per poder-la fer servir; és l’opinió d’un usuari, no una norma publicada per Sage. No ho donis per tancat sense parlar-ne amb el teu partner.

2. Importació de fitxers des del mateix Sage

Sage 200 té un mòdul d’importació i exportació a Inicio > Utilidades > Importación-exportación. El parany és que les comandes de clients no semblen portar una plantilla preparada per fer servir. Al fòrum oficial, davant la pregunta de com importar comandes des d’un CSV, la resposta va ser: “Lo que consultas requiere de una personalización”. En un altre fil, una treballadora de Sage explica que importar un Excel (en el seu cas, per crear albarans i factures, no comandes) requereix una guia d’importació, que s’ha de demanar al departament tècnic de Sage o al distribuïdor, i que aquesta personalització té un cost, sense indicar-ne l’import.

Encaixa bé si el teu partner ja té aquesta guia feta per a altres clients: la teva automatització només hauria de deixar cada comanda en el format que la guia espera. L’inconvenient: no he trobat documentat que la importació es pugui llançar sola, de manera que pot acabar amb algú prement “importar”. Pregunta al teu partner si es pot programar.

3. Accés directe a la base de dades

Com que Sage 200 funciona sobre SQL Server al teu servidor, tècnicament es pot llegir i escriure a les seves taules. Per llegir (estoc, tarifes, clients) és una pràctica habitual: al fòrum es recomana crear un usuari només de lectura.

Per escriure comandes, no ho recomano (és criteri meu, no una norma de Sage). Una comanda no és una fila: normalment implica numeració per sèries, preus i descomptes per client, impostos i les validacions del mateix programa. Si escrius directament a les taules, et saltes tot això, i una actualització de Sage en pot canviar l’estructura. Si algú et proposa aquesta via per crear comandes, demana-li que t’expliqui com reprodueix aquestes regles i qui en respon quan alguna cosa no quadri.

4. El que ofereix el teu partner o un tercer

Molts partners de Sage venen mòduls propis: captura de documents, integracions amb botigues en línia o portals de comandes. Al fòrum de Sage, davant la pregunta de com integrar comandes en PDF, la resposta verificada va ser que no hi ha cap programa estàndard que converteixi un PDF en l’XML que necessita la importació, i s’hi suggerien dos camins: preguntar al partner per un mòdul de captura de documents (l’autor esmenta “digidoc” o “e-scan”, sense estar segur que encara es diguin així) o demanar al client que enviï la comanda en XML.

També hi ha connectors genèrics de tercers (Chift, per exemple, connecta amb Sage 200 Espanya mitjançant un agent instal·lat al teu servidor). La seva documentació pública no aclareix si permeten crear comandes de venda, així que caldria confirmar-ho amb ells.

La part que Sage no fa: entendre el correu

Triïs la porta que triïs, Sage només rep comandes ja estructurades. Algú (o alguna cosa) ha de fer abans aquesta feina:

1. Recollir el correu de la bústia de comandes, amb els adjunts.
2. Extreure el client, les referències, les quantitats i la data de lliurament, tant si arriba en PDF com en Excel o en text lliure. Aquí la IA ajuda molt, sobretot quan cada client envia un format diferent.
3. Traduir les referències del client als teus codis d’article. És el punt on més fallen les automatitzacions: el client demana “cargol M8 capsa de 100” i tu el tens com a “CRG-M8-100”.
4. Validar contra Sage: que el client existeixi i no estigui bloquejat, que l’article existeixi, que el preu quadri.
5. Deixar els dubtes a una persona: les comandes clares entren soles, i les dubtoses van a una safata de revisió amb el PDF al costat.
6. Carregar la comanda per la porta triada i desar l’identificador del correu per no duplicar mai cap comanda.

Un exemple amb supòsits inventats, només per fer-te’n una idea: si reps 40 comandes al dia i cadascuna costa 4 minuts de teclejar, són unes 2,7 hores diàries. Si el 80 % de les comandes entressin soles i la resta es revisessin en 1 minut, quedarien uns 8 minuts. Les teves xifres seran unes altres; mesura-les durant una setmana abans de decidir res.

Què val la pena preguntar al teu partner

Porta aquestes preguntes a la reunió. Les respostes decideixen l’arquitectura:

• Quina versió i quina edició exactes de Sage 200 tinc? És al meu servidor o al núvol de Sage?
• Tinc contractada la llicència Sage Soluciones Conectadas? Si no, quant costa i és una subscripció anual?
• L’API permet crear comandes de venda amb línies, preus de la meva tarifa i sèries? Me’n podeu passar la documentació?
• Qui gestiona l’alta del Sage ID i la invitació de l’integrador?
• Ja teniu una guia d’importació de comandes de client? Quin format espera i quant costa adaptar-la?
• Teniu un mòdul de captura de documents que llegeixi comandes de clients, no només factures de proveïdor?
• Si actualitzem Sage, què passa amb la integració i qui la revisa?
• Em podeu donar un usuari només de lectura a SQL Server per consultar l’estoc i les tarifes?

Amb tot això sobre la taula, ja pots comparar amb dades l’opció del partner, un desenvolupament a mida o una combinació de totes dues. Si vols que algú de fora ordeni el procés abans de parlar amb ningú, això és just el que faig en una diagnosi de processos.