Comandes per correu electrònic que entren soles a a3ERP

Si distribueixes o vens a altres empreses i treballes amb a3ERP, segur que l’escena et sona: cada matí arriben per correu PDF generats pel sistema del client, fulls de càlcul Excel amb les seves referències (no les teves) i missatges de dues línies del tipus “el mateix de la setmana passada, però el doble de cargols”. Algú obre cada missatge, busca el client, tradueix les referències i tecleja la comanda a a3ERP. Funciona, però és lent, depèn d’una sola persona i de tant en tant s’hi colen errors.

Automatitzar-ho és possible, però a3ERP té una particularitat que canvia tot el plantejament: s’instal·la en un servidor propi, no és un programa que només es faci servir al núvol. Aquest article explica quines vies hi ha avui (octubre de 2026), què està documentat públicament i què no.

Primer de tot: a3ERP viu al teu servidor

Segons la pàgina oficial de requisits de Wolters Kluwer (actualitzada el 16 d’octubre de 2026), el servidor d’aplicacions és un Windows Server (del 2016 al 2025) i la base de dades és SQL Server en versió Standard o superior. La instal·lació d’a3ERP inclou un SQL Server Express pensat per a menys de cinc usuaris (la mateixa pàgina recomana no passar de quatre).

Això importa per un motiu molt pràctic: les vies de tercers documentades públicament instal·len un component al mateix servidor que a3ERP, i la biblioteca del fabricant, segons Chift, només es pot fer servir des d’aquella màquina. Del producte oficial no hi ha res publicat sobre on s’executa. En tot cas, qualsevol proposta que et facin t’hauria d’explicar què s’instal·la, on i qui ho manté.

Les vies que hi ha

1. Integrador | API ERP (Link API), la via oficial

Wolters Kluwer publica al seu web un producte anomenat Integrador | API ERP, que també presenta com a Link API. Segons la fitxa:

• Connecta a3ERP amb altres aplicacions en els dos sentits i en temps real.
• Es pot executar en una infraestructura privada, pública o híbrida, i funciona sobre HTTPS.
• Genera documentació interactiva de l’API per a cada font de dades connectada.
• Permet crear, llegir i actualitzar clients, contactes, proveïdors, articles, estoc, cobraments i pagaments, i documents de venda: comandes, albarans i factures.

És just el que necessita una automatització de comandes. El que no s’ha publicat: el preu, el model de llicència ni la documentació tècnica de l’API. La fitxa només ofereix un formulari per demanar informació i un telèfon. D’altra banda, la pàgina de verticals i connectors de Wolters Kluwer indica que els que hi apareixen estan certificats i desenvolupats pels seus socis autoritzats (aquesta pàgina no esmenta l’Integrador, de manera que no sabem si es contracta per aquesta via). El més assenyat és preguntar a Wolters Kluwer o al teu distribuïdor com es contracta i com s’instal·la.

2. Importació des d’Excel (Utilidades > Importación)

a3ERP porta un assistent d’importació d’Excel al menú “Utilidades\ Importación” (la documentació l’anomena a3ERP InOut). L’article de suport que he pogut revisar només parla dels contactes i les seves relacions, amb un detall útil: l’assistent mostra les taules per ordre alfabètic i les que depenen d’altres (com les relacions d’un contacte amb un client) han d’anar al final.

No he trobat documentació pública que confirmi si serveix per a comandes de venda (capçalera i línies) ni amb quines columnes. Pregunta-ho al teu distribuïdor. I encara que servís, continuaria sent un procés manual: algú ha de preparar el full de càlcul i llançar la importació. Va bé per a càrregues puntuals, no per a comandes que arriben a degoteig al llarg del dia.

3. Mòdul EDI, només si els teus clients fan servir EDI

a3ERP té un mòdul EDI que sincronitza comandes, albarans i factures amb plataformes EDI. És la via adequada si vens a grans cadenes que ja t’exigeixen EDI. Però no resol el correu: un client que t’envia un PDF o un Excel no passarà a l’EDI per tu.

4. Connectors de tercers

Hi ha empreses que ofereixen accés programàtic a a3ERP sense passar pel producte oficial. Això és el que publiquen avui:

• Chift explica al seu blog que a3ERP no exposa cap API pública: les dades es llegeixen amb consultes SQL sobre la base de dades i s’escriuen amb una biblioteca (DLL) del fabricant que s’ha d’executar a la mateixa màquina que a3ERP. El seu connector instal·la un agent al servidor (necessita .NET Framework 4.8 i a3ERP 14.5.2 o superior). La seva documentació d’ajuda parla de factures i està orientada a la comptabilitat; no esmenta les comandes de venda.
• Una API REST per a a3ERP documentada a a3erpapi.appcloud.es: s’instal·la com a servei de Windows, necessita a3ERP 14 o superior i un “diccionari” propi (anomenat JNCAPI) instal·lat a a3ERP, i documenta la creació de comandes de venda amb el codi de client i, per a cada línia, el codi d’article i les unitats. El seu historial de versions arriba a la 7.15.2, del 8 de juny de 2026. La documentació no diu quina empresa la publica. Unified.to l’enllaça com a documentació del proveïdor a la seva integració amb a3ERP (marcada com a beta), que inclou comandes de venda.

Si et proposen alguna d’aquestes vies, demana tres coses per escrit: qui en dona suport, què passa quan actualitzes a3ERP i què s’instal·la al teu servidor.

I el que no és correu

Al catàleg de Wolters Kluwer hi ha solucions com order ontime, un programa al núvol per prendre comandes, integrat amb a3ERP, on els comercials o els clients finals generen documents de venda des del navegador. És una altra estratègia (canviar el canal) i té sentit amb clients disposats a fer servir un portal. Per als que continuaran enviant correus, no serveix.

Com és un flux realista, del correu a la comanda

Sigui quina sigui la via d’escriptura que triïs, la part difícil és abans d’arribar a a3ERP:

1. Llegir la bústia. Un procés revisa un compte dedicat (per exemple, comandes@latevaempresa.com) i desa cada correu amb els fitxers adjunts.
2. Extreure les dades. Un model d’IA llegeix el PDF, l’Excel o el text lliure i en treu el client, les referències, les quantitats i la data de lliurament. Amb documents variats sol estalviar haver de muntar una plantilla per client, però la qualitat depèn dels teus documents reals i s’ha de mesurar amb aquests documents.
3. Traduir-ho a l’idioma del teu ERP. És el pas que encalla més comandes: el client demana “TORN-M8-50” i al teu a3ERP és l’article 8403. Cal una taula d’equivalències per client que es va completant, i llegir d’a3ERP els mestres de clients i d’articles.
4. Validar. Client conegut, articles que existeixen, quantitats raonables, comanda no duplicada (el mateix correu reenviat no pot crear dues comandes).
5. Escriure la comanda a a3ERP per la via triada (Link API, connector o biblioteca del fabricant al teu servidor).
6. Safata d’excepcions. El que no quadra no s’inventa: va a una pantalla on una persona ho revisa, ho corregeix i ho aprova amb un clic.

La meva recomanació: que l’automatització creï comandes, mai albarans ni factures. La comanda és el punt on el teu equip encara pot revisar abans que surti mercaderia o s’emeti res amb valor fiscal.

Exemple amb supòsits (no és una dada real): si reps 40 comandes al dia i cadascuna porta 4 minuts de teclejar, són 160 minuts diaris. Si el 80 % entra sol i el 20 % restant passa per la safata amb un minut de revisió, el temps diari baixa a uns 8 minuts més el temps de corregir excepcions. Les teves xifres seran unes altres; el que és útil és mesurar-les abans de decidir.

El paper del teu distribuïdor

Amb a3ERP, el distribuïdor o soci tecnològic no és opcional en aquesta conversa: és qui sol tenir accés al teu servidor, qui sap quina versió tens i a qui convé preguntar com es contracta i es configura l’Integrador | API ERP. La pàgina de requisits avisa que, a partir del 30 de juny (no hi consta l’any), les versions anteriors a la 15.00.00 A-5 deixen de rebre actualitzacions i suport per a incidències, així que val la pena confirmar quina versió tens abans de res.

Les preguntes concretes per al teu distribuïdor:

• Quant costa l’Integrador | API ERP en el meu cas i què inclou?
• Permet crear comandes de venda amb línies i consultar clients i articles?
• La importació d’Utilidades admet comandes de venda?
• Què passa amb la integració quan actualitzo a3ERP?

Amb aquestes respostes pots comparar el que costa la part d’escriptura (la via oficial o un connector) amb el que costa la part de lectura, extracció i validació, que és on hi ha la major part de la feina i on encaixa una automatització a mida.