Pedidos por email que se cargan solos en a3ERP

Si distribuyes o vendes a otras empresas y trabajas con a3ERP, la escena te sonará: cada mañana entran por email PDFs generados por el sistema del cliente, Excels con sus referencias (no las tuyas) y correos de dos líneas tipo “lo de la semana pasada, pero el doble de tornillería”. Alguien abre cada mensaje, busca al cliente, traduce referencias y teclea el pedido en a3ERP. Funciona, pero es lento, depende de una persona y se equivoca de vez en cuando.

Automatizarlo es posible, pero con a3ERP hay una particularidad que cambia todo el planteamiento: se instala en un servidor propio, no es un programa que se use solo desde la nube. Este artículo explica qué vías existen hoy (octubre de 2026), qué está documentado públicamente y qué no.

Lo primero: a3ERP vive en tu servidor

Según la página oficial de requisitos de Wolters Kluwer (actualizada el 16 de octubre de 2026), el servidor de aplicaciones es un Windows Server (de 2016 a 2025) y la base de datos es SQL Server en versión Standard o superior. Con la instalación de a3ERP viene un SQL Server Express pensado para menos de cinco usuarios (la propia página aconseja no pasar de cuatro).

Esto importa por una razón muy práctica: las vías de terceros que están documentadas públicamente instalan un componente en el mismo servidor que a3ERP, y la librería del fabricante, según Chift, solo se puede usar desde esa máquina. Para el producto oficial no está publicado dónde se ejecuta. En cualquier caso, cualquier propuesta que te hagan debería explicarte qué se instala, dónde y quién lo mantiene.

Las vías que existen

1. Integrador | API ERP (Link API), la vía oficial

Wolters Kluwer publica en su web un producto llamado Integrador | API ERP, también presentado como Link API. Según su ficha:

• Conecta a3ERP con otras aplicaciones en los dos sentidos y en tiempo real.
• Puede ejecutarse en infraestructura privada, pública o híbrida, y trabaja sobre HTTPS.
• Genera documentación interactiva de la API para cada fuente de datos conectada.
• Permite crear, leer y actualizar clientes, contactos, proveedores, artículos, stock, cobros y pagos, y documentos de venta: pedidos, albaranes y facturas.

Es justo lo que necesita una automatización de pedidos. Lo que no está publicado: el precio, el modelo de licencia ni la documentación técnica de la API. La ficha solo ofrece un formulario de solicitud de información y un teléfono. Por otro lado, la página de verticales y conectores de Wolters Kluwer indica que los que lista están certificados y desarrollados por sus partners autorizados (esa página no menciona el Integrador, así que no sabemos si se contrata por esa vía). Lo más sensato es preguntar a Wolters Kluwer o a tu distribuidor cómo se contrata y se instala.

2. Importación desde Excel (Utilidades > Importación)

a3ERP trae un asistente de importación de Excel en el menú “Utilidades\ Importación” (la documentación lo llama a3ERP InOut). El artículo de soporte que he podido revisar solo cubre contactos y sus relaciones, con un detalle útil: el asistente lista las tablas por orden alfabético y las que dependen de otras (como las relaciones de un contacto con un cliente) tienen que ir al final.

No he encontrado documentación pública que confirme si sirve para pedidos de venta (cabecera y líneas) ni con qué columnas. Pregúntaselo a tu distribuidor. Aunque sirviera, sigue siendo un proceso manual: alguien tiene que preparar el Excel y lanzar la importación. Útil para cargas puntuales, no para pedidos que llegan a goteo durante el día.

3. Módulo EDI, solo si tus clientes usan EDI

a3ERP tiene un módulo EDI que sincroniza pedidos, albaranes y facturas con plataformas EDI. Es la vía correcta si vendes a grandes cadenas que ya te exigen EDI. Pero no resuelve el email: un cliente que te manda un PDF o un Excel no va a pasar a EDI por ti.

4. Conectores de terceros

Hay empresas que ofrecen acceso programático a a3ERP sin pasar por el producto oficial. Lo que publican hoy:

• Chift explica en su blog que a3ERP no expone una API pública: se lee con consultas SQL sobre la base de datos y se escribe con una librería (DLL) del fabricante que debe ejecutarse en la misma máquina que a3ERP. Su conector instala un agente en el servidor (requiere .NET Framework 4.8 y a3ERP 14.5.2 o superior). Su documentación de ayuda habla de facturas y está orientado a contabilidad; no menciona pedidos de venta.
• Una API REST para a3ERP documentada en a3erpapi.appcloud.es: se instala como servicio de Windows, requiere a3ERP 14 o superior y un “diccionario” propio (llamado JNCAPI) instalado en a3ERP, y documenta la creación de pedidos de venta con el código de cliente y, por línea, el código de artículo y las unidades. Su historial de versiones llega a la 7.15.2, del 8 de junio de 2026. La documentación no dice qué empresa la publica. Unified.to la enlaza como documentación del proveedor en su integración con a3ERP (marcada como beta), que incluye pedidos de venta.

Si te ofrecen una de estas vías, pide tres cosas por escrito: quién da soporte, qué pasa cuando actualizas a3ERP y qué se instala en tu servidor.

Y lo que no es email

En el catálogo de Wolters Kluwer aparecen soluciones como order ontime, un programa de preventa en la nube integrado con a3ERP donde comerciales o clientes finales generan documentos de venta desde el navegador. Es otra estrategia (cambiar el canal) y tiene sentido con clientes dispuestos a usar un portal. Para los que van a seguir mandando emails, no sirve.

Cómo es un flujo realista, del email al pedido

Elijas la vía de escritura que elijas, la parte difícil está antes de llegar a a3ERP:

1. Leer el buzón. Un proceso revisa una cuenta dedicada (por ejemplo, pedidos@tuempresa.com) y guarda cada email con sus adjuntos.
2. Extraer los datos. Un modelo de IA lee el PDF, el Excel o el texto libre y saca cliente, referencias, cantidades y fecha de entrega. Con documentos variados suele evitar tener que montar una plantilla por cliente, pero la calidad depende de tus documentos reales y hay que medirla con ellos.
3. Traducir al idioma de tu ERP. Es el paso que más pedidos atasca: el cliente pide “TORN-M8-50” y en tu a3ERP es el artículo 8403. Hace falta una tabla de equivalencias por cliente que se va completando, y leer de a3ERP los maestros de clientes y artículos.
4. Validar. Cliente conocido, artículos que existen, cantidades razonables, pedido no duplicado (el mismo email reenviado no puede crear dos pedidos).
5. Escribir el pedido en a3ERP por la vía elegida (Link API, conector o librería del fabricante en tu servidor).
6. Bandeja de excepciones. Lo que no cuadra no se inventa: va a una pantalla donde una persona lo revisa, corrige y aprueba con un clic.

Mi recomendación: que la automatización cree pedidos, nunca albaranes ni facturas. El pedido es el punto donde tu equipo todavía puede revisar antes de que salga mercancía o se emita nada con valor fiscal.

Ejemplo con supuestos (no es un dato real): si recibes 40 pedidos al día y cada uno lleva 4 minutos de tecleo, son 160 minutos diarios. Si el 80 % entra solo y el 20 % restante pasa por la bandeja con un minuto de revisión, el tiempo diario baja a unos 8 minutos más el tiempo de corregir excepciones. Tus números serán otros; lo útil es medirlos antes de decidir.

El papel de tu distribuidor

Con a3ERP, el distribuidor o partner no es opcional en esta conversación: es quien suele tener acceso a tu servidor y quien sabe qué versión tienes, y a quien conviene preguntar cómo se contrata y se configura el Integrador | API ERP. La página de requisitos avisa de que, a partir del 30 de junio (no indica el año), las versiones anteriores a la 15.00.00 A-5 dejan de recibir actualizaciones y soporte para incidencias, así que conviene confirmar en qué versión estás antes de nada.

Las preguntas concretas para tu distribuidor:

• ¿Qué cuesta el Integrador | API ERP para mi caso y qué incluye?
• ¿Permite crear pedidos de venta con líneas y consultar clientes y artículos?
• ¿La importación de Utilidades admite pedidos de venta?
• ¿Qué pasa con la integración cuando actualizo a3ERP?

Con esas respuestas puedes comparar: lo que cuesta la parte de escritura (la vía oficial o un conector) frente a lo que cuesta la parte de lectura, extracción y validación, que es donde está la mayor parte del trabajo y donde encaja una automatización a medida.