Pedidos por email que entran solos en Business Central

Si vendes a otras empresas, seguramente tu bandeja de pedidos se parece a esto: un PDF generado por el ERP del cliente, una foto de una hoja escrita a mano, un Excel con referencias que no son las tuyas y un correo de tres líneas que dice “lo de siempre, pero 20 cajas más”. Alguien de tu equipo abre cada mensaje, busca al cliente en Business Central, traduce referencias, comprueba stock y teclea el pedido. Es trabajo lento, se equivoca de vez en cuando y no escala cuando entra la temporada alta.

La buena noticia es que hoy (octubre de 2026) hay varias formas reales de automatizarlo. La menos buena es que cada una tiene límites que conviene conocer antes de pagar por nada. Este artículo los pone sobre la mesa.

Las tres vías que existen hoy

1. Sales Order Agent, el agente de IA que Microsoft incluye en Business Central.
2. Power Automate, con el conector de Business Central y, si hace falta leer documentos, las herramientas de IA de la Power Platform.
3. Una integración a medida contra la API estándar de Business Central.

Antes de entrar en ellas, una aclaración: el módulo de documentos electrónicos (E-Documents) de Business Central no parece la vía para esto. Según su documentación, cubre facturas de venta y documentos de compra (facturas y pedidos), y para España admite el formato Factura-E. No describe la recepción de pedidos de venta que te manda un cliente por email.

Vía 1: Sales Order Agent

Es la opción nativa y la primera que deberías evaluar. Según la documentación de Microsoft, el agente vigila un buzón, analiza el asunto, el cuerpo y los adjuntos de cada email, localiza al cliente, busca los artículos, comprueba disponibilidad y prepara el documento de venta.

Lo que conviene saber, sacado de la guía de configuración:

• Necesita un buzón de Microsoft 365 (de usuario o compartido). Si tu correo de pedidos está en otro proveedor, primero hay que resolver eso.
• Lee adjuntos PDF, PNG y JPG, con un máximo de 50 páginas por PDF y unos 150.000 caracteres sumando todos los adjuntos de un email. Excel y CSV no figuran entre los formatos admitidos, y la documentación dice que un adjunto en formato no admitido se omite: si tus clientes grandes te mandan hojas de cálculo, cuenta con que el agente no las lea (compruébalo en una prueba).
• Siempre crea primero una oferta de venta, aunque el cliente pida un pedido. Puedes configurarlo para que la convierta en pedido directamente sin enviársela al cliente.
• Identifica al cliente solo por el email del remitente, comparándolo con el campo E-Mail de las fichas de contacto. Si alguien de tu equipo reenvía el pedido, el agente ve la dirección de tu empleado, no la del cliente, y hay que vincular el contacto a mano (hay una opción de “usar otro contacto solo esta vez”).
• Una persona revisa siempre los emails salientes antes de que el agente los envíe al cliente.
• Español de España (es-ES) figura entre los idiomas validados, y el agente está disponible en todas las versiones de país, según la tabla de disponibilidad. El catalán no aparece en esa lista: Microsoft indica que otros idiomas se pueden usar, pero que puede no funcionar como se espera.
• Busca artículos por número, referencia de proveedor, GTIN y referencias cruzadas, y luego por atributos y descripción. Cuanto mejor esté tu ficha de artículos, mejor acierta.

Cuánto cuesta

El agente consume Copilot Credits. La página de facturación de Business Central detalla las tarifas: 2 créditos por analizar el email, 5 por cada adjunto con datos de venta (2 si el adjunto no tiene datos de venta), 5 por comprobar disponibilidad, 5 por crear o actualizar la oferta o el pedido y 2 por redactar la respuesta.

Ejemplo, con los supuestos de la propia Microsoft: 100 pedidos al mes, la mitad con un PDF adjunto. Salen 1.650 créditos al mes. En la modalidad de pago por uso (pagas a fin de mes lo consumido), la tabla de tarifas de AI Builder usa como referencia 1 crédito = 0,01 dólares, así que hablamos de unos 16,50 dólares al mes. Es una cuenta orientativa: no incluye las idas y vueltas con el cliente, que suman créditos, y la tarifa vigente de tu contrato la confirma tu partner o Microsoft.

Ojo: si se agotan los créditos, el agente deja de procesar emails nuevos, y cuando vuelven procesa de golpe los que se acumularon. El límite diario de emails (100 por defecto) ayuda a controlarlo.

Vía 2: Power Automate

Si el agente no encaja (porque te llegan Excel, porque los pedidos vienen de un buzón que no es de Microsoft 365, o porque necesitas reglas propias), Power Automate permite montar el flujo por piezas:

• Disparador: el conector de Office 365 Outlook, que es de nivel estándar, tiene el disparador “When a new email arrives (V3)” para reaccionar a los emails nuevos de una carpeta.
• Lectura del documento: AI Builder, la parte de IA de la Power Platform. Según su tabla de tarifas, el procesamiento de documentos personalizado cuesta 8 Copilot Credits por página (unos 0,08 dólares con la referencia de 0,01 por crédito).
• Escritura en Business Central: el conector de Business Central, con acciones como “Create record (V3)” para crear un registro en la API que elijas (por ejemplo, la de pedidos de venta).

Cuatro cosas que no siempre se cuentan:

1. El conector de Business Central es premium en Power Automate, y un flujo con acciones de AI Builder también cuenta como premium, según la documentación de licencias. Necesitas Power Automate Premium, que en la página de precios para España figura a 13 euros por usuario y mes, pago anual y sin IVA (Microsoft avisa de que los precios de esa página son orientativos y pueden variar).
2. Los créditos de AI Builder incluidos en las licencias se acaban. El 1 de noviembre de 2026 (dentro de unos días) termina la entrega de créditos de AI Builder con las licencias nuevas o renovadas, y para seguir usando esas funciones hay que comprar Copilot Credits. Quien ya tiene licencias los conserva hasta el final de su contrato (calendario oficial). Si alguien te presupuestó un flujo contando con créditos “gratis”, revísalo.
3. Cada acción “Create record” crea un solo registro. Si montas el pedido con una acción para la cabecera y otras para las líneas, un fallo a mitad deja un pedido incompleto que alguien tiene que limpiar. Se puede diseñar para evitarlo, pero hay que pensarlo desde el principio.
4. El conector tiene límites de uso: 300 llamadas por conexión cada 60 segundos, y registros de menos de 8 MB. Para una pyme normal sobra, pero conviene saberlo si algún día entran lotes grandes.

Vía 3: integración a medida contra la API

Business Central publica una API estándar (v2.0) con un recurso de pedidos de venta y otro de líneas. Una pequeña aplicación lee el buzón, interpreta cada formato y crea el pedido. Para evitar pedidos a medias, la API admite lotes OData transaccionales (desde Business Central 2020 release wave 2): si una de las peticiones del lote falla, se revierten todos los cambios del lote (detalle técnico).

Tiene sentido con formatos fijos (el Excel de siempre de tu cliente grande), con validaciones que el agente no hace (pedido mínimo, precios pactados) o si quieres un registro claro de qué entró y qué se rechazó. A cambio, alguien tiene que construirla y mantenerla.

Un flujo realista, del email al pedido

Sea cual sea la herramienta, el recorrido que funciona se parece a este:

1. Un buzón solo para pedidos (por ejemplo, pedidos@tuempresa.es), con una regla que deje fuera publicidad y facturas de proveedores.
2. Identificar al cliente. Por el remitente si tus fichas de contacto tienen bien el email; si no, por el CIF que aparece en el documento.
3. Leer el contenido. Texto del correo, PDF, foto o Excel, según venga.
4. Traducir referencias. Tu cliente pide “TORN-M8-INOX” y tú lo tienes como 40021. Business Central tiene referencias de artículo (cross-references) para guardar esa equivalencia, y el Sales Order Agent las usa como primer criterio, con la máxima confianza, antes de recurrir a atributos y descripciones.
5. Validar cantidades, unidades, precios y stock.
6. Crear un borrador, no un pedido definitivo: una oferta o un pedido pendiente de revisión.
7. Revisión humana rápida de lo que la máquina no tiene claro, y confirmación al cliente.
8. Registro de excepciones: qué emails no se pudieron procesar y por qué, para corregir la causa (normalmente, datos maestros).

El paso que más se subestima es el 4. Con catálogos de miles de artículos, lo razonable es esperar que la calidad del resultado dependa menos de la IA que de lo bien mantenidas que estén los datos de artículos y las equivalencias con las referencias de cada cliente. La propia documentación de Microsoft lo apunta: la calidad de la información de producto afecta a lo bien que el agente encuentra los artículos.

El papel del partner

Si contrataste Business Central a través de un partner (revendedor) de Microsoft, su papel aquí es concreto. Para el pago por uso de los créditos, la documentación indica que el revendedor configura una suscripción de Azure vinculada a tu entorno y que un administrador de tu empresa enlaza después el entorno de Business Central. Además conoce tus extensiones, y eso importa: el agente trabaja con su propio usuario y no hereda tus permisos, así que si una extensión añade lógica o campos a las páginas que usa el agente, puede hacer falta asignarle los permisos de esa extensión. Si no, la tarea se detiene con el aviso “The agent needs additional permissions to continue”.

Mi recomendación honesta: si tienes partner, pregúntale primero por el Sales Order Agent. Si tus pedidos son PDF y texto de clientes que ya tienes bien dados de alta, puede que no necesites nada más. Lo que queda fuera (Excel, reglas propias, un panel para ver qué entra y qué se atasca) es donde encaja una automatización a medida.