Comandes per correu que entren soles a Business Central

Si vens a altres empreses, segur que la teva safata de comandes s’assembla a això: un PDF generat per l’ERP del client, la foto d’un full escrit a mà, un full de càlcul amb referències que no són les teves i un correu de tres línies que diu “el de sempre, però 20 caixes més”. Algú del teu equip obre cada missatge, busca el client a Business Central, tradueix referències, comprova l’estoc i tecleja la comanda. És una feina lenta, de tant en tant s’hi colen errors i no aguanta el ritme quan arriba la temporada alta.

La bona notícia és que avui (octubre del 2026) hi ha diverses maneres reals d’automatitzar-ho. La no tan bona és que cadascuna té límits que val la pena conèixer abans de pagar res. Aquest article te’ls posa sobre la taula.

Les tres vies que hi ha avui

1. Sales Order Agent, l’agent d’IA que Microsoft inclou a Business Central.
2. Power Automate, amb el connector de Business Central i, si cal llegir documents, les eines d’IA de la Power Platform.
3. Una integració a mida contra l’API estàndard de Business Central.

Abans d’entrar-hi, un aclariment: el mòdul de documents electrònics (E-Documents) de Business Central no sembla la via per a això. Segons la seva documentació, cobreix factures de venda i documents de compra (factures i comandes), i per a Espanya admet el format Factura-E. No descriu la recepció de les comandes de venda que t’envia un client per correu.

Via 1: Sales Order Agent

És l’opció nativa i la primera que hauries d’avaluar. Segons la documentació de Microsoft, l’agent vigila una bústia, analitza l’assumpte, el cos i els adjunts de cada correu, localitza el client, busca els articles, comprova la disponibilitat i prepara el document de venda.

El que convé saber, extret de la guia de configuració:

• Necessita una bústia de Microsoft 365 (d’usuari o compartida). Si el correu de comandes el tens amb un altre proveïdor, primer s’ha de resoldre això.
• Llegeix adjunts PDF, PNG i JPG, amb un màxim de 50 pàgines per PDF i uns 150.000 caràcters entre tots els adjunts d’un correu. Excel i CSV no figuren entre els formats admesos, i la documentació diu que un adjunt en un format no admès s’omet: si els teus clients grans t’envien fulls de càlcul, compta que l’agent no els llegirà (comprova-ho amb una prova).
• Sempre crea primer una oferta de venda, encara que el client demani una comanda. El pots configurar perquè la converteixi directament en comanda sense enviar-la al client.
• Identifica el client només per l’adreça del remitent, comparant-la amb el camp E-Mail de les fitxes de contacte. Si algú del teu equip reenvia la comanda, l’agent veu l’adreça del teu treballador, no la del client, i cal vincular el contacte a mà (hi ha una opció per “fer servir un altre contacte només aquesta vegada”).
• Una persona revisa sempre els correus de sortida abans que l’agent els enviï al client.
• L’espanyol d’Espanya (es-ES) figura entre els idiomes validats, i l’agent està disponible en totes les versions de país, segons la taula de disponibilitat. El català no apareix en aquesta llista: Microsoft indica que s’hi poden fer servir altres idiomes, però que potser no funcionen com s’espera.
• Busca articles per número, referència de proveïdor, GTIN i referències creuades, i després per atributs i descripció. Com més ben endreçada tinguis la fitxa d’articles, més encerta.

Quant costa

L’agent consumeix Copilot Credits. La pàgina de facturació de Business Central en detalla les tarifes: 2 crèdits per analitzar el correu, 5 per cada adjunt amb dades de venda (2 si l’adjunt no en té), 5 per comprovar la disponibilitat, 5 per crear o actualitzar l’oferta o la comanda i 2 per redactar la resposta.

Exemple, amb els supòsits de la mateixa Microsoft: 100 comandes al mes, la meitat amb un PDF adjunt. Surten 1.650 crèdits al mes. En la modalitat de pagament per ús (pagues a final de mes el que has consumit), la taula de tarifes d’AI Builder pren com a referència 1 crèdit = 0,01 dòlars, així que parlem d’uns 16,50 dòlars al mes. És un càlcul orientatiu: no inclou les anades i vingudes amb el client, que també sumen crèdits, i la tarifa vigent del teu contracte te la confirma el partner o Microsoft.

Compte: si s’esgoten els crèdits, l’agent deixa de processar correus nous, i quan tornen a haver-n’hi processa de cop tots els que s’han acumulat. El límit diari de correus (100 per defecte) ajuda a controlar-ho.

Via 2: Power Automate

Si l’agent no t’encaixa (perquè t’arriben fulls d’Excel, perquè les comandes venen d’una bústia que no és de Microsoft 365 o perquè necessites regles pròpies), Power Automate permet muntar el flux per peces:

• Disparador: el connector d’Office 365 Outlook, que és de nivell estàndard, té el disparador “When a new email arrives (V3)” per reaccionar als correus nous d’una carpeta.
• Lectura del document: AI Builder, la part d’IA de la Power Platform. Segons la seva taula de tarifes, el processament de documents personalitzat costa 8 Copilot Credits per pàgina (uns 0,08 dòlars amb la referència de 0,01 per crèdit).
• Escriptura a Business Central: el connector de Business Central, amb accions com “Create record (V3)” per crear un registre a l’API que triïs (per exemple, la de comandes de venda).

Quatre coses que no sempre s’expliquen:

1. El connector de Business Central és prèmium a Power Automate, i un flux amb accions d’AI Builder també compta com a prèmium, segons la documentació de llicències. Necessites Power Automate Premium, que a la pàgina de preus per a Espanya figura a 13 euros per usuari i mes, amb pagament anual i sense IVA (Microsoft avisa que els preus d’aquella pàgina són orientatius i poden variar).
2. Els crèdits d’AI Builder inclosos a les llicències s’acaben. L’1 de novembre del 2026 (d’aquí a pocs dies) deixen d’entregar-se crèdits d’AI Builder amb les llicències noves o renovades, i per continuar fent servir aquestes funcions caldrà comprar Copilot Credits. Qui ja té llicències els conserva fins al final del contracte (calendari oficial). Si algú t’ha pressupostat un flux comptant amb crèdits “gratis”, revisa-ho.
3. Cada acció “Create record” crea un sol registre. Si muntes la comanda amb una acció per a la capçalera i unes altres per a les línies, un error a mig camí deixa una comanda incompleta que algú haurà de netejar. Es pot dissenyar per evitar-ho, però s’hi ha de pensar des del principi.
4. El connector té límits d’ús: 300 crides per connexió cada 60 segons, i registres de menys de 8 MB. Per a una pime normal n’hi ha de sobres, però val la pena saber-ho si algun dia entren lots grans.

Via 3: integració a mida contra l’API

Business Central publica una API estàndard (v2.0) amb un recurs de comandes de venda i un altre de línies. Una petita aplicació llegeix la bústia, interpreta cada format i crea la comanda. Per evitar comandes a mitges, l’API admet lots OData transaccionals (des de Business Central 2020 release wave 2): si una de les peticions del lot falla, es desfan tots els canvis del lot (detall tècnic).

Té sentit amb formats fixos (l’Excel de sempre del teu client gran), amb validacions que l’agent no fa (comanda mínima, preus pactats) o si vols un registre clar del que ha entrat i del que s’ha rebutjat. A canvi, algú l’ha de construir i mantenir.

Un flux realista, del correu a la comanda

Sigui quina sigui l’eina, el recorregut que funciona s’assembla a aquest:

1. Una bústia només per a comandes (per exemple, comandes@latevaempresa.cat), amb una regla que deixi fora la publicitat i les factures de proveïdors.
2. Identificar el client. Pel remitent, si les fitxes de contacte tenen bé l’adreça de correu; si no, pel NIF que surt al document.
3. Llegir el contingut. Text del correu, PDF, foto o Excel, segons com arribi.
4. Traduir referències. El teu client demana “TORN-M8-INOX” i tu el tens com a 40021. Business Central té referències creuades d’article (cross-references) per guardar aquesta equivalència, i el Sales Order Agent les fa servir com a primer criteri, amb la màxima confiança, abans de recórrer als atributs i les descripcions.
5. Validar quantitats, unitats, preus i estoc.
6. Crear un esborrany, no una comanda definitiva: una oferta o una comanda pendent de revisió.
7. Revisió humana ràpida del que la màquina no té clar, i confirmació al client.
8. Registre d’excepcions: quins correus no s’han pogut processar i per què, per corregir-ne la causa (normalment, les dades mestres).

El pas que més se subestima és el 4. Amb catàlegs de milers d’articles, el més raonable és esperar que la qualitat del resultat depengui menys de la IA que de com de ben mantingudes estiguin les dades dels articles i les equivalències amb les referències de cada client. La mateixa documentació de Microsoft ho apunta: la qualitat de la informació de producte influeix en com troba els articles l’agent.

El paper del partner

Si vas contractar Business Central a través d’un partner (revenedor) de Microsoft, aquí té un paper concret. Per al pagament per ús dels crèdits, la documentació indica que el revenedor configura una subscripció d’Azure vinculada al teu entorn i que després un administrador de la teva empresa hi enllaça l’entorn de Business Central. A més, coneix les teves extensions, i això importa: l’agent treballa amb el seu propi usuari i no hereta els teus permisos, de manera que si una extensió afegeix lògica o camps a les pàgines que fa servir l’agent, pot caldre assignar-li els permisos d’aquella extensió. Si no, la tasca s’atura amb l’avís “The agent needs additional permissions to continue”.

La meva recomanació sincera: si tens partner, pregunta-li primer pel Sales Order Agent. Si les teves comandes són PDF i text de clients que ja tens ben donats d’alta, potser no et cal res més. El que queda fora (Excel, regles pròpies, un tauler per veure què entra i què s’encalla) és on encaixa una automatització a mida.