Quant costa automatitzar un procés en una pime el 2026

Si busques quant costa automatitzar un procés, trobaràs respostes de 50 euros i de 50.000. Totes dues poden ser certes perquè no parlen del mateix: una és l’anunci d’una plataforma i l’altra, un projecte de consultora de diversos mesos.

Aquí recullo els preus que publicaven els proveïdors l’octubre del 2026 (amb alguna xifra del 2024, que assenyalo), ordenats per tipus de feina i amb l’enllaç a cada font. També t’explico què fa variar un pressupost, quins costos mensuals se solen oblidar i com saber si et surt a compte. No hi poso els meus preus: això serveix per comparar qualsevol pressupost, el meu inclòs.

Abans dels números: per què cal agafar-los amb pinces

• En són poques. Per a cada servei he trobat molt pocs proveïdors a Espanya amb un preu publicat, i en alguns casos cap. Amb tan poques dades, un rang descriu aquests proveïdors, no el mercat.
• Gairebé totes les publica qui ven. Són preus “a partir de” en webs de proveïdors o en blogs pensats per captar clients. No he trobat cap enquesta independent de preus d’aquests serveis a Espanya.
• Una font pesa massa. L’article d’Upliora, d’on surten diversos rangs d’automatització amb IA, el signa el fundador de Javadex, que a més hi presenta un producte propi. Compta com una font amb interès comercial, no com una dada neutral.
• L’IVA gairebé mai no queda clar. Diverses pàgines (Upliora, per exemple) no diuen si l’inclouen. Pregunta-ho sempre.

Rangs publicats per tipus de feina

Tipus de feina	El que es publica a Espanya	Fonts
Diagnosi de processos	De 500 € (5 dies, que es descompten si continues amb el projecte) a 1.500 € en format curt (Upliora en dona de 900 a 1.500 € per una sessió de 90 a 120 minuts); auditories de 2 a 4 setmanes, de 1.500 a 5.000 €	AIDE Studio, Upliora, NeuraCloud
Tauler de control	Informe de Power BI senzill, de 1.500 a 3.000 €; complex, de 4.000 a més de 10.000 €; informe complet amb modelatge, de 8.000 a 25.000 € (rang referit al 2024)	Yeeply, Q2BSTUDIO
Automatització d’un procés	Un mínim de 2.000 € en dues agències (AIDE Studio el dona sense IVA i a preu tancat); Upliora situa la implantació per a un autònom o una micropime entre 2.500 i 5.000 €, i el back-office complet amb IA entre 5.000 i 12.000 €	AIDE Studio, Hackceleration, Upliora
IA per a documents (comandes, factures)	No he trobat cap proveïdor espanyol amb preu publicat. Una agència de Londres en dona de 8.000 a 20.000 € en un termini de 6 a 10 setmanes	Kolonell
Integració amb l’ERP	No he trobat cap implantador espanyol amb preu publicat. La mateixa agència calcula un connector de 2.000 a 5.000 €, segons l’ERP (no aclareix si va inclòs en el rang anterior)	Kolonell
Manteniment	Duotach en dona de 200 a 800 € al mes; Upliora, de 300 a 800 € (de 4 a 12 hores al mes) i de 200 a 300 € per a implantacions bàsiques d’autònoms; Yeeply, de 300 a més de 1.000 €	Duotach, Upliora, Yeeply

Dues lectures. Per sota de 2.000 € no he trobat projectes d’automatització d’agències amb preu publicat, només plataformes de subscripció i alguna auditoria solta, com la d’un professional independent de San Diego a partir de 250 dòlars (Contra), que avisa que són preus de partida i que les eines de tercers es paguen a part. I en IA per a documents i integració amb l’ERP gairebé ningú no publica preus, de manera que qualsevol xifra és l’àncora d’un venedor, no una dada de mercat.

Què fa pujar o baixar el preu

Dos processos que semblen iguals (“passar les comandes a l’ERP”) poden tenir pressupostos molt diferents. El que més hi pesa:

• Quants sistemes s’han de connectar. Un full de càlcul i un tauler és poca cosa; el correu electrònic, l’ERP, el magatzem i el transportista ja és una altra història. Cada connexió afegeix proves i punts on pot fallar.
• Si el teu ERP té porta d’entrada. Amb una API documentada, la integració és directa. Sense, cal passar per importacions de fitxers o per la base de dades, amb més temps i més cura.
• Com tens les dades. Codis duplicats, clients escrits de tres maneres diferents, columnes que canvien cada mes. Una agència britànica pressuposta a part la neteja de dades quan cal, de 800 a 2.500 lliures (Softomate).
• Quanta varietat tenen els documents. Les factures de cinc proveïdors amb un format fix no s’assemblen gens a les comandes de dos-cents clients, cadascun amb la seva plantilla, el seu PDF escanejat o el seu text lliure.
• Quant vols automatitzar. Fer arribar el 100 % dels casos a l’ERP sense que ningú els miri costa molt més que resoldre els habituals i deixar una safata de revisió per als casos rars.
• Què s’entrega. La documentació, la formació, el codi en un repositori teu i els comptes a nom teu costen alguna cosa, però et permeten canviar de proveïdor demà mateix.

El que sol abaratir el preu sense empitjorar el resultat: començar per un sol procés, aprofitar el que ja pagues (el teu ERP, Microsoft 365) i acceptar que una persona revisi les excepcions.

Llicències i costos recurrents que se solen oblidar

El projecte es paga una vegada; el que arriba cada mes s’oblida. Preus oficials de l’octubre del 2026, sense IVA:

• Taulers. Power BI Pro costa 12,10 € per usuari i mes, i Premium per usuari, 20,80 €, amb pagament anual (Microsoft). Cinc persones consultant el tauler amb Pro són 60,50 € al mes.
• Plataformes d’automatització. n8n Cloud: Starter a 20 € al mes amb 2.500 execucions i Pro a 50 € amb 10.000, amb pagament anual (n8n). Zapier Professional, a partir de 19,99 dòlars al mes amb 750 tasques en pagament anual, i un 50 % més en pagament mensual (Zapier). Power Automate Premium, 13 € per usuari i mes, també amb pagament anual (Microsoft). Fixa’t en el límit d’execucions o de tasques: un flux que s’executa en rebre cada comanda pot esgotar un pla petit.
• Lectura de documents. AutoEntry, des de 18,75 € al mes per 50 crèdits (AutoEntry); Parseur, amb pagament mensual, de 49 € al mes per 100 pàgines a 499 € per 10.000 (Parseur); Amazon Textract cobra 0,01 dòlars per pàgina de factura o rebut durant el primer milió de pàgines, segons la regió d’Oregon (AWS). Els preus d’AutoEntry i Parseur no inclouen l’IVA.
• ERP. Si l’automatització necessita usuaris nous a l’ERP, compta’ls: Business Central Essentials costa 69,30 € per usuari i mes amb pagament anual (Microsoft).
• Manteniment. Les integracions es trenquen quan canvia alguna cosa de fora: una actualització de l’ERP, un proveïdor que canvia el format de la factura. Algú ho ha d’arreglar, amb una quota o per intervenció.

I dues dates per a qualsevol projecte que toqui factures:

• Verifactu. Els sistemes de facturació s’han d’haver adaptat abans de l’1 de gener del 2027 si presentes l’impost sobre societats, i abans de l’1 de juliol del 2027 en la resta de casos (Agència Tributària). Si una automatització emet factures, que ho faci a través d’un programari que compleixi la norma.
• Factura electrònica entre empreses. Segons PwC, l’ordre ministerial que la posa en marxa es va publicar al BOE el 5 d’octubre del 2026 (el BOE en confirma la data de publicació, però no hi he pogut contrastar els terminis): l’obligació arriba el 6 d’octubre del 2027 per a les empreses amb més de 8 milions d’euros de volum d’operacions l’any anterior, i el 6 d’octubre del 2028 per a la resta. Tingues-ho en compte a l’hora de decidir: si els teus proveïdors passen a enviar-te factures estructurades, un projecte per llegir-ne els PDF amb IA tindrà una vida útil més curta. Les comandes dels teus clients no entren en aquesta obligació i continuaran arribant com arribin.

Com comparar pressupostos

Comparar totals serveix de poc si no cobreixen el mateix. Abans de mirar la xifra, comprova:

1. L’abast per escrit. Quins processos, quantes fonts de dades i quants usuaris, i què en queda fora.
2. IVA i llicències. Si el preu inclou l’IVA, i si les llicències van a part i a nom de qui.
3. Propietat. Si el codi queda en un repositori teu i els comptes, a nom teu.
4. Suport després de l’entrega. Quants dies d’ajustos inclou; hi ha ofertes amb 30 dies d’ajustos després del llançament (904.Technology).
5. Manteniment. Si és opcional, quant costa i si té permanència.
6. Criteri d’acceptació. Per exemple, “processa correctament les comandes de prova d’aquests deu clients”.
7. Forma de pagament. El més habitual és per fites: una part en començar i la resta contra lliuraments.

Desconfia tant d’un pressupost molt baix sense abast com d’un de molt alt que no expliqui on van els diners.

Per què convé el preu tancat

Si pagues per hores, el risc que el projecte s’allargui el corres tu. Amb preu tancat, el corre el proveïdor, que s’obliga a entendre bé el problema abans de comprometre’s. És com treballo jo, així que tingues en compte el meu biaix. Diversos proveïdors d’aquest nínxol treballen així (AIDE Studio, IAinsanity, 904.Technology).

Té dues contrapartides: porta un marge pel risc, de manera que de vegades pagaràs una mica més que les hores reals, i els canvis a mig projecte es pressuposten a part. Per això funciona millor després d’una diagnosi que fixi l’abast.

Com calcular si es paga sol

El càlcul bàsic és aquest:

Estalvi mensual = unitats al mes × minuts per unitat ÷ 60 × cost per hora × percentatge automatitzat − costos recurrents

Mesos per recuperar-ho = preu del projecte ÷ estalvi mensual

Per al cost per hora, l’INE dona un cost laboral mitjà de 22,32 € per hora pagada i de 26,18 € per hora efectiva durant el segon trimestre del 2026 (INE). Per a un auxiliar administratiu del conveni d’oficines i despatxos de Barcelona (17.653 € bruts l’any, taula), si hi sumes les cotitzacions, una estimació meva dona uns 13 € per hora (suposant un 31 % de cotitzacions a càrrec de l’empresa i unes 1.750 hores de feina l’any, sense verificar-ho amb el conveni). Encara millor: fes servir la teva nòmina.

Exemple, amb supòsits inventats per il·lustrar-ho, no mesurats: 800 comandes al mes, 12 minuts per comanda (xifra d’un exercici hipotètic d’un fabricant de programari de captura, no una mesura, Conexiom), 22,32 € per hora, el 80 % de les comandes es processen soles i 100 € al mes de llicències.

• Hores al mes: 800 × 12 ÷ 60 = 160 hores.
• Cost de picar-les a mà: 160 × 22,32 = 3.571 € al mes.
• Estalvi: 3.571 × 0,8 − 100 = 2.757 € al mes.
• Un projecte hipotètic de 5.000 € es recuperaria en 1,8 mesos.

Canvia dos supòsits i el resultat canvia molt: amb 300 comandes al mes i 13,20 € per hora, l’estalvi baixa a 534 € al mes i la recuperació puja a 9,4 mesos. Per això el càlcul l’has de fer amb els teus números.

Dues advertències. Les hores alliberades només són diners si aquella persona passa a fer una altra feina útil o si t’estalvies una contractació. I el càlcul no inclou el cost dels errors en picar les dades (una devolució, un enviament equivocat) ni el temps de revisar les excepcions.

Per a un tauler és semblant: 4 hores setmanals muntant un informe a mà són 208 hores l’any, entre 2.746 € i 4.643 € segons el cost per hora.